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| Fuente: paperblog.com |
En muchas ocasiones, es de vital importancia que en una
reunión de trabajo exista una gran concentración entre los asistentes, para
conseguir de una manera rápida sus objetivos.
Según diferentes estudios, un alto porcentaje de las
reuniones de trabajo son improductivas, y muchos empresarios lo ven como una manera improductiva dentro de
la actividad de la empresa.
Según Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y
Empresa de la UOC (Universitat Oberta de Catalunya) debemos seguir cinco prácticas
para conseguir una mayor eficiencia en este tipo de reuniones.
1. Organizarla
correctamente. Distribuir un orden del día por anticipado, explicitar los
objetivos, explicar a cada individuo por qué se le invita y cuál se espera que
sea su contribución. Esto mejorará la motivación de las personas para asistir a
la reunión y “hacerlo bien”, lo cual, a su vez, estimula a prepararse a
fondo para la reunión y participar en ella de manera más eficaz. Algunos
informes sugieren que el mejor día para convocar una reunión son los martes, ya
que se considera el más productivo de la semana, mientras que la mejor hora es
a media mañana.
2. Vigilar los
aspectos más tangibles. Empezar y acabar con puntualidad, que las
instalaciones sean adecuadas y que la tecnología funcione adecuadamente.
3. Liderar la
reunión correctamente. Debe haber un responsable claro que centre la
discusión, haciendo explícitos los objetivos de la reunión y evitando que los
discursos se desvíen demasiado del tema. Debe alentar la participación de
todos, retornar información después de la reunión y hacer seguimiento de lo
acordado y de su posterior ejecución. “Debe ir con cuidado para evitar la
comunicación unidireccional (solo él o ella habla y el resto escucha) y no
utilizar nunca las reuniones para criticar de manera no constructiva o generar
conflicto”, afirma Rimbau. “El sentido del humor y un poco de conversación
informal inicial pueden ayudar a establecer el clima adecuado”, añade.
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| fuente: lawebpedagogique.com |
4. Mostrar una
actitud positiva por parte de los participantes. La motivación y el respeto
por las aportaciones de los otros son clave. Para Rimbau, es importante que
estas actitudes sean auténticas, puesto que si los asistentes ponen buena cara
para quedar bien delante de los directivos presentes, no habrá un verdadero
compromiso con las decisiones que resulten de la reunión. Para conseguirlo, es
necesario que los jefes establezcan un clima de confianza.
5. Obtener un
'output'. Hay que demostrar que la reunión ha servido para algo. Hacer un
acta de los temas tratados y acordados, de las decisiones tomadas y las
responsabilidades asignadas a cada trabajador, y hacer un seguimiento de los
objetivos o tareas que han se han extraído.
Reuniones de pie
Por último, algunas empresas tecnológicas, como Apple y
Google, o centros hospitalarios, han puesto de moda en los últimos años las
reuniones de pie. Estas implican a diferentes personas y equipos de la empresa,
están programadas de manera regular, generalmente son diarias y con un tiempo
concreto, no durando más de 15 minutos.
Fuente: RRHHpress.com
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